Komplexität ideal abgebildet!

1. Relevanzprüfung von Bestellartikeln
2. Anfordern von Lieferantendokumenten für IHM-relevante Produkte und Monitoring des Rücklaufs
   • „Material Declarations“ (MDs) = Beschreibung ob und welche Gefahrstoffe in Produkten enthalten sind
   • „Suppliers Declaration of Conformity“ (SDoCs) = Konformitätserklärung eines Lieferanten für alle Kunden
3. Prüfung der eingereichten Dokumente
   • Ablehnung: notwendige Korrekturen beschreiben (jeder Lieferant unserer Kunden erhält kostenfrei bis zu 1 Stunde Beratung von uns!)
   • Akzeptieren: mittels MDs dokumentierte Gefahrstoffinformationen für das Produkt im System ablegen
4. Referenzieren von Dokumenten zu Bestellartikeln für eindeutige Nachverfolgbarkeit (haftungsrelevante Informationsquelle)
5. Quantifizierung und Verortung von Gefahrstoffen (im Produkt oder an Bord)
6. Nachvollziehbare Berichtserstellung inkl. aktuellem IHM-Status und Verlinkung zu den originalen Lieferantendokumenten (MD-Report, IHM-Neubau-Report, IHM-Maintenance-Report inkl. Historie von IHM-Einträgen)
7. Datenlage aktuell halten (Lieferantenwechsel, geändertes Herstellungsverfahren, Entsorgung, Einlagerung vs. Einbau vs. Entsorgung, etc.)
8. Dokumentationsverfügbarkeit und Reporterstellung 24/7/365 sicherstellen (bei uns kostenfrei).

All dies verschlingt Ressourcen und lässt Raum für Compliance-Lücken in Dokumenten, die über Jahrzehnte hinweg verwendet und gepflegt werden müssen.

Wir von GSR Services nutzen ComplyEdge und verschmelzen unser Expertenwissen mit den intuitiven digitalen Workflows. Mittels nahtloser Prozesse können wir unsere Compliance-Services von Lieferketten bis zum Schiffsrecycling effizient gestalten und Rechtssicherheit gewährleisten. 

Der Prozess

Wir sind für die IHM-Pflege von mehreren hundert Schiffen verantwortlich, erstellen eine Vielzahl von Neubau-IHMs sowie Materialdeklarationen für hochkomplexe Systeme und kümmern uns um das MD-Management von namhaften Schiffsausrüstern. Das alles läuft parallel und pro Monat bearbeiten wir oft weit über 100.000 Bestellartikel, seit vielen Jahren.

Daraus ergeben sich monatlich einige tausend Dokumentationsanfragen bei hunderten von Lieferanten. Es gilt alle Daten und Dokumente zu überwachen, prüfen, sicher vorzuhalten und mit schiffs- /system- und produktspezifischen Details zu kombinieren sowie in dazugehörigen Berichten jederzeit aktuell und nachvollziehbar zusammenzustellen.

Das funktioniert nur mit einem engagierten und fachkundigen Team, dem eine verlässliche und hocheffiziente Software zur Verfügung steht. Seit einiger Zeit verwenden wir ComplyEdge und können neben höchster Zuverlässigkeit auch eine erhebliche Produktivitätssteigerung feststellen. Die erweiterten Funktionalitäten, bessere Übersichtlichkeit und schnellere Performance im Vergleich zur anderen Systemen ermöglicht unseren Kunden und uns jederzeit die effiziente und rechtssichere Einhaltung der IHM-Vorgaben.